Article 1 : Objet, Périmètre et Valeur des Saisies

Permia est l'application de gestion de permanence mise à la disposition des professionnels habilités de Coallia Guillaudot. Elle permet :
• la tenue du registre des médicaments administrés, avec alerte de délai pour le paracétamol ;
• la gestion des prêts et retours de matériel (lecture de QR code, emprunts groupés, bilan PDF des prêts en cours) ;
• l'évaluation des réfrigérateurs (cadenas, hygiène, contenu), l'affectation des jeunes à chaque frigo et le signalement photographique d'une anomalie ;
• le suivi des prêts multimédias (ordinateurs, manettes, télécommandes) avec recueil de la signature de l'emprunteur ;
• le relevé de présence des jeunes (MECS), avec motifs d'absence et rapport PDF ;
• le suivi des stocks de pain ;
• la consultation de l'annuaire d'urgence et du plan du foyer (répartition des jeunes par bâtiment, appartement et chambre).
Les saisies horodatées, signatures et rapports générés constituent des traces institutionnelles de l'activité de permanence. Ils engagent la responsabilité professionnelle de l'agent déclaré comme leur auteur, sous réserve du caractère déclaratif de l'identification décrit à l'article 2.

Article 2 : Accès, Sessions et Secret Professionnel

L'accès s'effectue au moyen d'un code de service unique, partagé par l'équipe, sur l'appareil de permanence mis à disposition par la structure. Ce code est confidentiel : il ne doit être communiqué à aucune personne extérieure au service. L'identification du professionnel est déclarative : chacun s'engage à saisir son propre prénom à la connexion, prénom qui est ensuite associé à toutes ses saisies. Pour protéger un appareil partagé :
• une session dure 8 heures au maximum ;
• l'application se verrouille automatiquement après 15 minutes d'inactivité, ainsi qu'à la déconnexion ;
• après 10 tentatives de connexion erronées depuis une même connexion réseau, l'accès est suspendu pendant 15 minutes.
Conformément aux règles du secret professionnel, l'utilisateur s'interdit de divulguer, copier ou exporter toute donnée nominative, médicale, comportementale ou relative à la localisation des jeunes (bâtiments, chambres) en dehors du strict cadre de la continuité de service de la structure.

Article 3 : Responsabilité Clinique (Registre des Médicaments)

Permia est un outil de traçabilité et d'aide à la vigilance. L'alerte de délai de 6 heures entre deux prises de paracétamol (Doliprane) ne repose que sur les prises enregistrées dans Permia au cours des 4 derniers jours, pour un nom de jeune saisi de la même façon (majuscules, accents et espaces ne sont pas pris en compte). Elle ne détecte pas une prise non saisie, saisie sous un autre nom, ou un autre médicament contenant du paracétamol. L'application ne se substitue en aucun cas à une prescription médicale ni au jugement clinique du professionnel. La responsabilité liée à l'administration d'un traitement incombe au professionnel qui l'a effectivement administré, la saisie dans Permia constituant une trace déclarative.

Article 4 : Loyauté des Saisies, Signatures et Protocoles d'Urgence

L'utilisateur garantit l'exactitude, la sincérité et le caractère réel et immédiat des événements consignés. Cette obligation s'applique sans réserve :
• aux relevés de présence, où le choix des motifs d'absence, notamment « Fugue », engage la responsabilité du professionnel dans le déclenchement des protocoles légaux, que l'application ne déclenche pas elle-même ;
• aux prêts multimédias, pour lesquels la signature de l'emprunteur est obligatoire pour valider le prêt ;
• aux contrôles des frigos et signalements photographiques, qui doivent refléter fidèlement l'état constaté.
Toute omission volontaire, falsification ou déclaration abusive constitue une faute professionnelle.

Article 5 : Sécurité et Chiffrement

Les données d'activité enregistrées dans l'application (journaux, prêts en cours, signatures, état des frigos, annuaire) sont regroupées dans un coffre chiffré en AES-256, dont la clé est dérivée du code de service par une fonction de dérivation lente (PBKDF2). Cette clé n'est jamais transmise ni stockée sur un serveur : le coffre sauvegardé sur le serveur de synchronisation y reste illisible sans le code de service. Le code de service ne circule jamais en clair : seule une empreinte dérivée est transmise, via une connexion chiffrée (HTTPS), pour l'authentification ; le code lui-même est conservé dans le coffre à secrets de l'infrastructure Cloudflare, accessible au seul administrateur technique.
Ce chiffrement ne couvre pas les données qui doivent rester exploitables par la structure : les journaux transmis aux registres institutionnels (Microsoft 365), le miroir de l'état opérationnel (Supabase) et la liste des jeunes, détaillés à l'article 6. Ces échanges passent exclusivement par le relais sécurisé de l'application (HTTPS, clé d'accès), et les accès à Supabase sont réservés à ce relais.
Seul le prénom du professionnel connecté est conservé en clair sur l'appareil, le temps de la session.

Article 6 : Données Traitées, Destinataires et Durées de Conservation

Sur l'appareil : le coffre chiffré décrit à l'article 5. Les journaux déjà transmis (médicaments, contrôles de frigos, pain, prêts multimédias, relevés de présence) sont supprimés automatiquement au-delà de 96 heures ; un journal non encore transmis est conservé jusqu'à sa transmission, afin qu'aucun registre ne soit perdu. L'état courant (prêts en cours, état des frigos et jeunes affectés, annuaire) est conservé tant qu'il reste d'actualité. La liste des jeunes n'est jamais enregistrée sur l'appareil : elle est chargée à chaque connexion et effacée à la fermeture ou au verrouillage.
Serveur de synchronisation (Cloudflare, sous-traitant technique) : copie du coffre chiffré, ainsi que ses deux versions précédentes, à titre de sauvegarde. En cas d'échec de connexion, l'adresse IP de l'appareil est conservée 15 minutes pour la protection contre les tentatives répétées.
Registres institutionnels (Microsoft 365 de la structure : Power Automate, Excel, SharePoint, messagerie) : les journaux sont transmis en clair pour y être archivés : médicaments (jeune, médicament, motif, professionnel, date et heure), contrôles et signalements de frigos (avec photographie), pain, prêts multimédias (jeune, équipement, professionnel ; la signature n'est jamais transmise) et relevés de présence (effectifs, liste nominative des absents avec chambre et motif, rapport PDF envoyé par courriel). Leur durée de conservation est fixée par la structure.
Base de données Supabase (sous-traitant technique) : elle fournit la liste des jeunes (noms, logement, dates de naissance), partagée avec l'application Habita de la structure ; seuls l'âge et le statut mineur/majeur sont transmis à l'appareil, jamais la date de naissance. Elle conserve aussi, en clair, un miroir de l'état opérationnel courant (matériel prêté et à qui, état des frigos et jeunes affectés, prêts multimédias en cours et dernier emprunteur), remplacé à chaque mise à jour, afin que le suivi ne soit pas perdu en cas de problème avec l'appareil.
Supervision technique (Sentry, hébergé dans l'Union européenne) : messages d'erreur et traces techniques en cas d'incident, le service étant configuré pour ne recevoir aucune donnée personnelle des jeunes.
Ressources tierces : la police de caractères (Google Fonts) et deux bibliothèques techniques (lecture de QR code, génération de PDF, via le CDN cdnjs de Cloudflare) sont téléchargées depuis des serveurs tiers, qui reçoivent à cette occasion l'adresse IP de l'appareil, mais aucune donnée saisie.

Article 7 : Responsable de Traitement et Droits des Personnes

Le responsable de traitement au sens du RGPD est l'établissement Coallia, qui définit les finalités et les moyens du traitement ; Permia est un outil technique mis à sa disposition. Les traitements ont pour finalités la continuité de l'accompagnement socio-éducatif, la traçabilité de la médication et la sécurité des personnes hébergées, et reposent sur les missions confiées à la structure. Les personnes concernées, ou leurs représentants légaux, disposent d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et d'opposition sur les données les concernant, à exercer auprès de la direction de l'établissement ou de son délégué à la protection des données, selon les modalités affichées au sein de la structure. Elles peuvent également introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Article 8 : Fonctionnement Hors Connexion et Continuité de Service

L'application reste utilisable sans réseau pour la plupart des saisies (médicaments, matériel, frigos, pain, prêts multimédias) : chaque saisie est chiffrée et conservée sur l'appareil, puis transmise automatiquement dès le retour du réseau. Une saisie n'est considérée comme transmise qu'une fois acceptée par le serveur ; à défaut, elle reste en attente et est renvoyée, sans double envoi. Certaines fonctions nécessitent en revanche une connexion : la première connexion d'un appareil, l'envoi d'un signalement photographique, ainsi que le lancement d'un relevé de présence et le plan du foyer lorsque la liste des jeunes n'a pas pu être chargée depuis l'ouverture de l'application. La disponibilité du serveur fait l'objet d'une supervision continue, et une pastille signale à l'écran l'absence de réseau ou l'indisponibilité du serveur. En cas de panne prolongée du réseau ou d'un service tiers (Cloudflare, Supabase, Microsoft 365), le professionnel doit recourir aux supports de traçabilité alternatifs de la structure. Le concepteur ne saurait être tenu responsable des conséquences d'une telle indisponibilité.

Article 9 : Propriété Intellectuelle

La conception, l'architecture, la charte graphique et ergonomique ainsi que le code source de l'application « Permia » sont la propriété intellectuelle de leur concepteur, Sami Charles Hassen Harigua. Leur utilisation par l'établissement est concédée à titre de mise à disposition, strictement limitée à l'exercice de ses missions. Toute reproduction, adaptation, extraction ou revente, totale ou partielle, sans autorisation écrite du concepteur est interdite. Les bibliothèques open source intégrées (chiffrement, lecture de QR code, génération de PDF, supervision) restent soumises à leurs licences respectives.

Article 10 : Évolution, Acceptation et Loi Applicable

Le concepteur peut faire évoluer les présentes conditions pour accompagner les nouvelles fonctionnalités ou les exigences réglementaires de l'établissement ; la date de mise à jour figure en tête du document. La connexion à Permia et son utilisation valent acceptation des conditions en vigueur. Les présentes conditions sont régies par le droit français.